Melek dan Responsivitas Pengelolaan Arsip Melalui Penyuluhan Kearsipan

Abstract

Arsip adalah salah satu sumber informasi yang terekam (record information) yang berfungsi menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen birokrasi serta dapat menyediakan informasi mengenai bahan bukti kegiatan dan hubungan sosial yang ada pada organisasi. Arsip menjadi cerminan aktivitas suatu organisasi sehingga dapat menjadi bukti yang autentik yang dapat pula dimanfaatkan oleh lembaga, instansi pemerintah dan masyarakat umum untuk tujuan pendidikan dan penelitian. Karakter arsip yang berisikan informasi membuatnya terus bertambah sejalan dengan semakin berkembangnya pelaksanaan fungsi dari organisasi yang berkembang. Walaupun volume arsip terus bertambah pada organisasi namun terkadang cenderung diabaikan dalam pengelolaannya. Arsip bahkan dipandang sebelah mata sehingga tidak perlu dikelola dengan memperhatikan sistem yang seharusnya. Hal ini berdampak pada kesulitan penemuan kembali arsip dalam pelaksanaaan tugas organisasi ataupun pengambilan keputusan (decision making),yang pada akhirnya memerlukan waktu yang lama untuk penemuan kembali (retreval). Posisi kajian aktivitas penyuluhan kearsipan sebagai jalan masuk akan melek dan peka responsivitas pengelolaan arsip yang diharapkan mampu memberikan gambaran secara umum tentang arti pentingnya arsip serta teknis cara mengelolanya secara baik dan benar sehingga mampu meningkatkan skill dalam pengelolaan arsip. Sudah selayaknya arsip dipandang secara keseluruhan sebagai informasi yang tidak terpisahkan dari kegiatan organisasi.